Sales administration and purchase analyst

Eres parte importante de nuestro futuro. Esperamos ser también parte de tu futuro En B. Braun, protegemos y mejoramos la salud de las personas en todo el mundo. Tú respaldas esta visión, aportando experiencia y compartiendo la innovación, eficiencia y sostenibilidad como valores. Por eso nos gustaría seguir desarrollando nuestra empresa contigo. Con tu futuro en mente, hacemos una contribución conjunta a la atención médica mundial, con confianza, transparencia y reconocimiento. Eso es Sharing Expertise. Misión Asistir al cliente interno y externo en el desarrollo de las funciones administrativas de la gestión comercial, coordinar y desarrollar las actividades relacionadas con la atención a clientes y compras públicas, garantizando resultados oportunos y efectividad en el servicio, con el fin de alcanzar los objetivos de ventas planteados por la Empresa a través del cumplimiento de políticas y procedimientos. Responsabilidades ADMINISTRATIVAS
• Elaborar, revisar, enviar, distribuir y archivar toda la correspondencia a cargo del Departamento de Administración de Ventas y Compras Publicas
• Atención telefónica a clientes internos y externos por actividades inherentes al Departamento de Administración de Ventas y Compras Publicas
• Mantener un archivo actualizado de los documentos legales y habilitantes indispensables para los procesos a cargo de Administración de Ventas y Compras Publicas DE VENTAS Y ATENCIÓN AL CLIENTE
• Atender los requerimientos de los clientes internos y externos, identificar necesidades y resolver reclamos conjuntamente con las áreas involucradas según el caso.
• Atención de requerimientos de los representantes comerciales en referencia a la gestión de Administración de Ventas y direccionamiento cuando fuere necesario a otras áreas relacionadas.
• Elaborar Ofertas y Notas de Pedido con su respectiva documentación de respaldo e informar sobre tiempos de entrega y disponibilidad de stocks para prever reservas e importaciones
• Coordinar y realizar el seguimiento de traslados y entregas de mercaderías solicitados por los clientes con los representantes comerciales y el personal encargado en el Centro de Distribuciones.
• Hacer seguimiento de los pedidos emitidos en el sistema a fin de facilitar el reabastecimiento automático y facturación oportuna de los mismos.
• Proporcionar al Departamento de Importaciones la información necesaria sobre pedidos adjudicados que se deben importar.
• Elaboración de pedidos de implantes a facturar según tarjetas de cirugía y reportes de representantes comerciales, según el proceso establecido, para notificación de valores al cliente cuando fuere necesario.
• Canalizar las solicitudes de canje recibidas con el Coordinador de Administración de Ventas, Jefe Logístico, Gerencias de Unidad, Representantes Comerciales y Director de Operaciones. DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Y PORTALES INSTITUCIONALES
• Elaborar, organizar y armar todos los concursos de precios y ofertas especiales de acuerdo a las bases, de cada institución conjuntamente con los Representantes Comerciales, Gerentes de Unidad de Negocios, Directores de Canal y verificación por parte del departamento de Compras Públicas y Contrataciones atendiendo el proceso establecido.
• Mantener el archivo de ofertas, recibos y demás documentos relacionados con todos los concursos de precios, para el archivo del Departamento de Administración de Ventas
• Elaborar pedidos que se deriven de adjudicaciones de procesos de Contratación Pública y portales institucionales e informar a los departamentos involucrados
• Revisión de carteleras de demanda de portales institucionales (JBG y Solca Gye)
• Elaborar ofertas de requerimientos en portales institucionales siguiendo los procedimientos establecidos por cada Institución.
• Monitorear ofertas ingresadas en portales institucionales y hacer seguimiento a la recepción de las respectivas órdenes de compra.
• Entregar documentación habilitante a Distribuidores para que participen en proceso de Contratación Pública previa autorización de las Gerencias de Unidad y Directores de Canal.
• Soporte al departamento de Compras Públicas y Contrataciones en trámites de convalidación
• Revisar todos los procesos de compras públicas de las diversas modalidades a través del portal diariamente.
• Seleccionar y filtrar los procesos de compras públicas en los cuales la empresa puede participar directamente con o sin invitación, o a través de un distribuidor
• Ser la persona de contacto con el SERCOP
• Actualización del RUP y RUPM de acuerdo con la Ley de Sistema Nacional de Contratación Pública
• Revisar e informar sobre los reglamentos nuevos, cambios y notificaciones realizados en el portal de compras públicas.
• Atención a los Representantes Comerciales y GUNs facilitando la comunicación con el departamento de Administración de Ventas, transmitiendo información con relación a procesos a publicarse.
• Autoinvitarse y/o Categorizarse en los procesos para poder participa
• Revisión de pliegos como primer filtro
• Envío de invitación a GUNS para participación en procesos y seguimiento para su aceptación o rechazo
• Remitir los procesos confirmados por los GUNs, a las asistentes de ventas para la correspondiente elaboración de la oferta técnica y económica
• Solicitar información adicional y/o aclaraciones de los procesos a través del portal, en caso de requerirlo (consultas en el portal).
• Registro de la oferta a través del portal, cuando sea necesario, y en el cuadro de resumen interno de procesos
• para su respectivo seguimiento
• Realizar el seguimiento en cada uno de los estados de los procesos seleccionados desde la publicación hasta la adjudicación, tomando en cuenta fechas y plazos, ya sean de participación directa o mediante distribuidor.
• Mantener informados a los GUNs, Directores de Canal y Departamento de Administración de Ventas y Logística sobre el estado de los procesos en los que se está participando.
• Previo a la subasta o negociación asegurar que el Director de Canal y/o GUN cuente con la plantilla completa y aprobada
• Realización de subastas inversas electrónicas mediante el portal bajo la supervisión del Director de Canal y/o GUN y/o Coordinadora de Compras Públicas
• Envío de cartas y documentos de respaldo para convalidación de errores, a través del portal
• Elaboración de cartas para autorización de negociaciones
• Elaboración de cuadro de precios unitarios con la aprobación de los GUNs, para envío a la Coordinadora de Administración de Ventas para su ingreso en el sistema
• Brindar soporte en relación con el portal y sus procesos a las Entidades Contratantes
• Capacitar al personal designado por la Compañía, con temas relacionados al Sistema Nacional de Contratación Pública
• Mantener el registro en Excel de los procesos en los cuales hemos participado con fines informativos y estadísticos
• Soporte en la revisión, análisis y validación de contratos definidos por la Coordinadora de Compras Públicas y Contratos
• Elaboración de Cartas de entregas de contratos
• Elaboración de Actas de canje y su archivo Competencias profesionales
• Estudios de tercer nivel en carreras administrativas o afines.
• Mínimo un año de experiencia en actividades o roles similares en servicio al cliente.
• Deseable Inglés intermedio.
• Manejo de office. Ven a formar parte de una cultura cuyo lema es Sharing Expertise: desarrollar soluciones eficientes a través de un diálogo constructivo con profesionales de la sanidad y pacientes. Trabaja en B. Braun para proteger y mejorar la salud de las personas en todo el mundo.