Assistant II, Administration and Finance

Vacancy NameAssistant II, Administration and Finance Employment TypeFull Time (Fixed Term) Childfund Work LocationQuito, Ecuador Childfund DivisionGlobal Impact ChildFund DepartmentCountry Management Job Details Titulo del Puesto: Asistente de Soporte a Programas

Ubicación:
Quito. Oficina ChildFund: Ecuador. Cargo de Manager/Supervisor: Especialista de Programas, Monitoreo y Evaluación Tipo de puesto: De duración determinada a tiempo completo Tipo de Trabajo: Trabajo híbrido Acerca de ChildFund ChildFund es una organización internacional de desarrollo centrada en la infancia que conecta a los niños con las personas, los recursos y las instituciones que necesitan para crecer sanos, educados, capacitados y seguros, sin importar dónde se encuentren. Trabajamos directamente en 23 países y llegamos a 60 países a través de nuestra red de socios globales. Valores de ChildFund Aspiramos a que todas las personas de nuestra organización, participantes en los programas, simpatizantes, personal y voluntarios, se sientan libres, seguras y confiadas en ser ellas mismas. En nuestra cultura de conexión, tendrás amplias oportunidades para crecer, aprender y liderar mientras contribuyes con tus talentos e innovaciones a nuestra inspiradora misión. Compromiso de ChildFund ChildFund International tiene una política de tolerancia cero respecto a la explotación sexual, el abuso y el acoso (por sus siglas en inglés, SEAH) y todas las demás formas de potencial daño por parte de su personal, socios y otros representantes en la entrega de su misión y servicios para los niños. ChildFund está comprometido con la creación de un entorno seguro tanto en el lugar de trabajo como en las comunidades donde desarrolla programas y servicios. ChildFund espera que cada miembro del personal, socio y representante adhiera a este compromiso y garantice que se sigan todas las políticas y estándares organizacionales. Este puesto está sujeto a una serie de verificaciones, incluyendo un chequeo de antecedentes penales y/o divulgación para asegurar que los participantes del programa estén protegidos. Acerca del puesto El/La Asistente de Soporte a Programas brindará apoyo a la implementación, seguimiento y gestión financiera de los proyectos, asegurando la adecuada ejecución técnica, presupuestaria y contable de los recursos. Apoyará el seguimiento de actividades, la preparación de reportes, el seguimiento presupuestario y el registro financiero, garantizando el cumplimiento de los procedimientos institucionales y de los donantes. Experiencia y Educación Requeridas
• Título de tercer nivel en contabilidad, finanzas y/o administración de empresas, Administración de Empresas, Economía o afines.
• Formación complementaria en gestión del ciclo de proyectos, seguimiento y evaluación, administración de subvenciones, gestión financiera de proyectos o cooperación internacional será valorada.
• Formación o conocimiento de normas contables, control interno, obligaciones tributarias y legislación laboral ecuatoriana.
• Al menos tres años de experiencia en gestión contable, financiera o administrativa, preferentemente vinculada con proyectos.
• Experiencia en apoyo al seguimiento de proyectos, planes de trabajo, cronogramas, actividades, entregables e indicadores.
• Experiencia en revisión documental, compras, logística, contratos y gestión de archivos.
• Se valorará experiencia en cargos similares en ONG’s.
• Experiencia en el manejo de herramientas de Microsoft 365 y software de gestión de proyectos.
• Capacidad para organizar, analizar y presentar información financiera de manera clara para personas sin formación contable. Responsabilidades Principales
• Gestión presupuestaria y financiera.
• Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria de los proyectos mediante análisis de presupuesto frente a ejecución (budget vs. actuals), compromisos y proyecciones de gasto, relacionándola con el avance programático e informando posibles desviaciones o riesgos.
• Apoyar la preparación y actualización de presupuestos, proyecciones financieras y flujos de caja, en coordinación Finanzas y Programas.
• Preparar reportes financieros periódicos e información para la planificación y toma de decisiones de los proyectos, en coordinación con Finanzas.
• Apoyar las revisiones, reclasificaciones y modificaciones presupuestarias, preparando los análisis, justificaciones y documentos requeridos para su aprobación.
• Revisar los expedientes financieros, incluidas liquidaciones, anticipos, reembolsos y reportes presentados por proveedores o personal, verificando su correspondencia con el presupuesto y la disponibilidad de la documentación requerida antes de remitirlos para aprobación y pago.
• Soporte administrativo y control documental
• Procesar y registrar oportunamente las transacciones administrativas y financieras de los proyectos en los sistemas institucionales, verificando su correcta asignación presupuestaria y contable, en coordinación con el equipo de Finanzas.
• Verificar que las transacciones y expedientes de los proyectos cuenten con documentación completa, válida y autorizada, y mantener organizado y actualizado su archivo físico y digital.
• Preparar y organizar información y documentación para cierres, conciliaciones, auditorías, revisiones financieras, verificaciones de donantes y controles internos, y apoyar el seguimiento de las acciones asignadas.
• Compras, contratos y apoyo operativo.
• Apoyar la elaboración y actualización de los planes de adquisiciones y gestionar los procesos de compra y contratación asignados.
• Preparar y revisar la documentación de los procesos de compra y contratación, incluidas solicitudes, cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes, contratos, actas de recepción y expedientes de pago.
• Mantener actualizados los expedientes de proveedores y consultores, y dar seguimiento a contratos, entregas, pagos, garantías y documentación pendiente.
• Coordinar la logística de talleres, reuniones, viajes, eventos y actividades de campo.
• Apoyar el control de inventarios, activos, equipos y materiales de los proyectos.
• Apoyo a la gestión y seguimiento programático.
• Apoyar la elaboración, actualización y seguimiento de planes de trabajo, cronogramas, actividades, hitos y entregables de los proyectos asignados.
• Apoyar al seguimiento de la ejecución programática, e informar oportunamente sobre retrasos, desviaciones o riesgos identificados.
• Apoyar la preparación de agendas, minutas y matrices de compromisos, y dar seguimiento a los acuerdos, plazos y responsables.
• Apoyar la preparación y seguimiento de ajustes a planes de trabajo y cronogramas, para revisión y aprobación de las instancias responsables.
• Cumplimiento y fortalecimiento de capacidades
• Aplicar y promover el cumplimiento de las políticas institucionales, los acuerdos con donantes y los procedimientos administrativos, financieros y programáticos pertinentes, e informar posibles incumplimientos, gastos no elegibles, debilidades de control u otros riesgos.
• Brindar orientación operativa básica y apoyar procesos de inducción o capacitación dirigidos a equipos, proveedores y/o socios, relacionadas con la naturaleza del puesto.
• Desempeñar otras funciones relacionadas con la naturaleza del puesto que sean asignadas por el/la supervisor/a.
• Cumplir con todo lo relacionado con salud y seguridad ocupacional. Competencias Requeridas Competencias básicas de ChildFund
• Trabajo en equipo: la capacidad de trabajar de manera efectiva y colaborar con otros; valora y respeta las diferencias individuales.
• Comunicación: demuestra empatía y tacto al comunicarse con otros y usa un enfoque de narración cuando es apropiado.
• Orientación a resultados: logra las cosas; toma medidas proactivas para alcanzar los objetivos y estándares de calidad de la organización.
• Toma de decisiones: utiliza buen juicio, pensamiento crítico y formas no tradicionales para evaluar problemas y oportunidades; reflexiona e innova para mejorar decisiones y resultados.
• Resiliencia: prospera y crece en entornos cambiantes, exigentes y complejos.
• Alfabetización digital: adopta y promueve nueva tecnología en contextos relevantes, se mantiene al tanto de las tendencias tecnológicas y abraza soluciones tecnológicas para los desafíos empresariales. Otras competencias requeridas
• Resolución de problemas: habilidad de analizar data junto con la capacidad de realizar diversas actividades financieras y establecer prioridades
• Conocimiento intermedio del idioma inglés, incluyendo la capacidad de leer con fluidez.
• Nivel avanzado de Excel.
• Conocimiento de obligaciones laborales y tributarias del Ecuador
• Habilidades para trabajar en entornos humanitarios desafiantes.
• Organización y gestión del tiempo: Habilidad para priorizar tareas y gestionar eficientemente el tiempo.
• Adaptabilidad: Capacidad para adaptarse a entornos cambiantes y manejar múltiples tareas simultáneamente.