INFORMACION DEL PUESTO

• Puesto: Asistente de Proyecto
• Proyecto: Urban Futures
• Región: Latinoamérica
• Oficina: Ecuador: Dado que se trata de una posición local, únicamente se considerarán currículos de personas en Ecuador o de personas extranjeras que cuenten con residencia o permiso de trabajo en ese país.
• Duración de contrato: Tiempo definido, duración del proyecto hasta diciembre 2027.
• Tipo de contrato: Contrato bajo relación dependencia
• Salario bruto:  USD: 1045

CONTEXTO 

Hivos es una organización de desarrollo internacional guiada por valores humanistas. Junto con organizaciones de la sociedad civil local en los países en desarrollo, Hivos quiere contribuir a un mundo libre, justo y sostenible.

Los valores fundamentales de Hivos son: 

• la dignidad humana y la autodeterminación
• el pluralismo y la democracia
• centrarse en los aspectos materiales y no materiales
• la solidaridad mutua y la responsabilidad ciudadana
• respeto de la identidad cultural y social de las personas
• la gestión responsable de la naturaleza y los recursos naturales

En el marco del Proyecto Urban Futures (UF) y la oficina de Hivos Ecuador, se requiere la contratación de un/una Asistente de Proyecto que brindará apoyo operativo y administrativo, con funciones clave en la gestión de la documentación, liquidaciones de viajes, adquisiciones, contratos, comunicaciones internas y externas, además de apoyar en la auditoría del proyecto y la oficina del país. Este puesto es crucial para asegurar la correcta ejecución de las actividades, el cumplimiento de los procedimientos internos y las normativas del proyecto, así como para garantizar la organización y fluidez de los procesos contables, administrativos y logísticos.

Este puesto será clave para asegurar la implementación eficiente de las actividades del proyecto y el cumplimiento de las políticas internas de Hivos, así como los requisitos del donante.

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo y operativo al equipo de Urban Futures (UF) en la oficina de Hivos Ecuador, gestionando las actividades contables, operativas, logísticas y de recursos humanos necesarias para la correcta ejecución del proyecto, el cumplimiento de los requisitos de auditoría y la correcta gestión de los fondos asignados.

Reporta a:
El/la Asistente de proyecto jerárquica y administrativamente estará bajo la dirección del Gerente Global del proyecto Urban Futures (UF).

ALCANCE DEL TRABAJO

El/la Asistente de Proyecto será responsable de las siguientes funciones clave:

Funciones Contables

Archivo contable: Organizar y mantener el archivo de documentos contables, asegurando que se cumpla con las políticas de conservación de registros.

Revisión de cuentas de balance general del proyecto Futuros Urbanos.

Apoyo en auditorías: Colaborar con el Finance Officer en la preparación de auditorías internas y externas al proyecto Futuros Urbanos, proporcionando los documentos necesarios.

Registrar órdenes de compras del proyecto Futuros Urbanos en el sistema contable local.

Revisión de cuentas de balance general del proyecto Futuros Urbanos.

Revisión de liquidaciones de viajes y gastos: Verificar que todas las liquidaciones de gastos del personal del proyecto Futuros Urbanos estén de acuerdo con las políticas internas de Hivos y regulaciones locales.

Funciones Administrativas

Apoyo en adquisiciones: Asegurar que todo el proceso de adquisiciones del proyecto Futuros Urbanos, desde la cotización hasta la firma del contrato, se realice conforme a los procedimientos de Hivos.

Elaboración de contratos: Redactar contratos en el marco del proyecto Futuros Urbanos de acuerdo con los procedimientos y requisitos internos de Hivos.

Comunicados internos y externos: Redactar y distribuir comunicados relativos a las actividades del proyecto.

Apoyo en eventos: Coordinar la logística de eventos relacionados con el proyecto y la oficina.

Apoyo en reuniones: Redactar minutas de reuniones del equipo global y coordinar agendas.

Apoyo en viajes: Apoyo en coordinación de viajes, logística, transporte del equipo global, hospedaje, entre otros.

Funciones de Recursos Humanos

Apoyo en salud y seguridad ocupacional: Colaborar en la gestión de actividades relacionadas con el bienestar y la seguridad del personal, específicamente en temas de exámenes ocupacionales, pausas activas y capacitaciones.

Funciones en el sistema All Solutions

Gestión en AS (software interno de Hivos): Asegurar la correcta entrada y actualización de datos del proyecto Futuros Urbanos en el sistema AS, especialmente en lo relacionado con la contabilidad y la administración del proyecto.

PERFIL

Educación:
Título universitario en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Negocios y Relaciones Internacionales o afines.

Formación adicional en gestión de proyectos, contabilidad básica o administración pública será valorada.

Experiencia:

Experiencia mínima de 1 año en roles administrativos y operativos, preferentemente dentro de organizaciones sin fines de lucro.

Experiencia en procesos administrativos dentro de proyectos de cooperación internacional.

Conocimientos en gestión contable básica (registro de ingresos, gastos, control de pagos).

Experiencia en gestión de adquisiciones y coordinación de eventos será un plus.

Conocimientos técnicos:

Conocimiento básico de contabilidad, procesos de adquisiciones y gestión de proyectos.

Manejo avanzado de MS Office (Excel, Word, PowerPoint) y herramientas informáticas de gestión.

Conocimiento en el uso de sistemas de gestión contable.

Inglés avanzado (B2)

Competencias conductuales:

Organización, precisión y atención al detalle.

Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.

Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.

Capacidad para trabajar bajo presión, en equipo y de manera independiente.

Discreción y manejo de información confidencial.

COMPETENCIAS

Funcional

Orientado al servicio al cliente.

Planeamiento del trabajo.

Exactitud.

Institucional

Profesionalismo.

Habilidades analíticas.

Proactivo.

Lugar de trabajo

• Oficina de Hivos Ecuador (Quito) con modalidad híbrida de acuerdo con la política interna.

Disponibilidad requerida

• Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo participación en actividades fuera del horario local cuando se coordine con equipos globales.
• Disponibilidad para viajar dentro del país y en las regiones donde se desarrolla el proyecto.

SI DESEA APLICAR

Favor acceder al botón de "Aplicar" de esta plataforma en la parte superior derecha de esta página. Presentar su hoja de vida en español (máximo tres páginas en formato PDF), una carta de expresión de interés (una página en PDF), a más tardar el 05 de enero del 2026.

Verificación de antecedentes para los y las candidatas finales

Si usted es seleccionado(a) para pasar a la etapa final del proceso de selección, tenga en cuenta que las referencias profesionales y la certificación de antecedentes penales (atención pueden poner el nombre que se utiliza en su país) se solicitarán debido a nuestra Política de Salvaguarda *. Solo se harán excepciones si existe una prohibición de la legislación local o cuando él o la candidata no puede obtener el certificado de antecedentes penales debido a actividades en LGTB + y Derechos Humanos. Podríamos revisar las redes sociales (a menos que los solicitantes indiquen que no desean que lo hagamos). También se verificará la exactitud de la información en el currículum vitae.

(*)