Descripción del Trabajo

Como miembro del personal de secretaría, asumirá la tarea de apoyo administrativo y de oficina para optimizar los procesos del flujo de trabajo en la oficina.

Asistirás a los compañeros y ejecutivos apoyándoles con la planificación y la distribución de la información.

Serás el punto de referencia para todas las consultas, peticiones o problemas y serás una parte esencial de la plantilla de la compañía.

Responsabilidades:

• Responder llamadas telefónicas y pasarlas cuando sea necesario.
• Gestionar la agenda diaria, semanal o mensual y organizar reuniones y citas nuevas.
• Preparar y distribuir correspondencia, notas y formularios.
• Archivar y actualizar información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios externos.
• Apoyar y facilitar la realización de informes regulares.
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
• Comprobar con frecuencia las existencias de los suministros de oficina y realizar pedidos adecuados.
• Organizar viajes.
• Documentar gastos y presentar informes.
• Llevar a cabo tareas ocasionales de recepcionista.