ASISTENTE ADMINISTRATIVO I

**Para residir en Quito, Ecuador**

Este asistente administrativo de nivel inicial debe mantener estricta confidencialidad mientras colabora con sus compañeros de equipo para realizar su trabajo, que incluye tareas de soporte en la oficina, así como trabajo administrativo directamente relacionado con las operaciones del departamento en el que sirve, generalmente brindando total apoyo a un grupo de trabajo de tamaño intermedio o realizando tareas generales como parte de un grupo más grande; puede apoyar directamente a un gerente o director.

Responsabilidades Principales y Tareas Esenciales:

• Actúa como defensor para crear conciencia sobre las necesidades de los niños.  Comprende el mandato de Cristo de proteger a la niñez.  Se compromete con y prioriza las consideraciones para la protección a la niñez en los procesos de toma de decisiones, tareas y actividades en todo el ministerio.  Cumple con todas las expectativas de comportamiento establecidas en la Declaración de Compromiso con la Protección a la Niñez y en el Código de Conducta de Compassion.  Reporta cualquier inquietud relacionada con abuso, negligencia o explotación en contra de la niñez a través del proceso interno de reporte de Compassion y apoya de manera apropiada las respuestas a este tipo de incidentes, en caso de que ocurran.

• Como miembro experimentado del equipo, responde preguntas, explica procesos y mantiene correspondencia con las personas sobre información especializada dentro del departamento o grupo de trabajo al que ha sido asignado.

• Programa reuniones, prepara agendas, registra actas de reuniones, coordina arreglos de viaje, itinerarios y da la bienvenida y atiende a los visitantes.

• Realiza trabajo de soporte en el área administrativa, como contestar teléfonos, ingresar y recuperar datos electrónicos o clasificar y distribuir la correspondencia.

• Redacta y/o corrige documentos o formularios y otra correspondencia, como registros oficiales de la organización, cartas externas y archivos gubernamentales, que pueden ser de carácter confidencial.

• Puede realizar trabajos sencillos como entregar suministros de oficina, ordenar sillas, preparar refrigerios y arreglar lugares de exhibición de folletos u otro material informativo o promocional.

• Puede comunicarse con el personal en otros países para facilitar el procesamiento de la información o los productos del trabajo, hacer un seguimiento de la precisión y el cumplimiento de procesos, garantizar una comprensión clara entre las funciones y servir a los equipos de proyectos.

• Este asistente puede ayudar en la creación, seguimiento y presentación de reportes para el departamento o grupo de trabajo al que brinda soporte y puede administrar programas y procesos básicos continuos.

• Puede solicitar suministros o servicios, organizar el envío o el transporte, o proporcionar otros servicios logísticos de acuerdo con las prácticas y políticas estándar.  Puede proporcionar servicios de registro o autenticación de documentos, según se requiera.

• Requiere habilidades establecidas para desempeñar un rango de actividades de rutina

• Comprende la manera cómo las obligaciones asignadas se relacionan con las de los demás miembros del equipo y cómo su equipo se integra con otros equipos relacionados

• No tiene responsabilidades a nivel de supervisión; maneja su propia carga laboral

• Reconoce y resuelve los problemas típicos que puedan ocurrir en su propia área de trabajo sin aprobación a nivel de supervisión; analiza y selecciona soluciones entre un grupo de opciones establecidas

• Tiene impacto sobre su propio equipo a través de la calidad de los servicios o la información brindada; sigue los procedimientos y prácticas estandarizadas, y recibe supervisión y guía de manera regular, pero moderada

• Utiliza habilidades de comunicación para intercambiar información sencilla.

Requisitos:

• Profesional técnico o universitario en Administración de Empresas, Recursos Humanos o afines

• Dominio de Inglés a nivel intermedio (escrito y hablado)

• 2+ años experiencia en tareas administrativas, gestión en planificación de recursos y logística de eventos. 

• Conocimiento contable es deseable

• Licencia de conducir Tipo B

• Experiencia de atención al cliente

Requisitos Adicionales:

• Espiritu de servicio

• Inteligencia emocional

• Flexibilidad

• Proactividad

• Resolución de Conflictos

• Organización

La educación, la formación, la experiencia y/o la certificación equivalentes pueden sustituirse por cualquiera de las calificaciones mínimas mencionadas anteriormente ***

Condiciones de Trabajo:

Ubicación: Quito, Ecuador

Ambiente laboral: Oficina: entorno estándar de oficina

Exigencias físicas: Sentado, de pie y/o caminando hasta 8 horas al día.

Horario: Lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm

Modalidad: Presencial

Requisitos de viaje: Puede requerir viajar hasta el 30% del horario normal

Compassion International utiliza familias de trabajo estandarizadas y descripciones de trabajos asociadas. Como tal, no todos los empleados serán responsables de todas las funciones en este documento. Los empleados pueden realizar estos y/u otros tipos y niveles de tareas similares dependiendo del grupo de trabajo y el país al que se les asigne.