Resumen de la Vacante

Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

Funciones del Asistente Administrativo

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina.

Responsabilidades

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• Responder y pasar llamadas telefónicas.
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• Organizar y programar citas.
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• Planificar reuniones y escribir actas detalladas.
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• Escribir y distribuir correo electrónico, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
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• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica.
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• Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
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• Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina.
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• Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores.
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• Mantener listas de contactos.
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• Realizar reservas y demás preparativos para viajes.
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• Preparar y conciliar los informes de gastos.
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• Proporcionar apoyo general a los visitantes.
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• Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos.
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• Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior.
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Requisitos

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• Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina.
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• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
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• Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
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• Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint).
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• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas.
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• Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas.
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• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales.
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• Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.
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• Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría.
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