Coordinador de Inventarios y Logística

Objetivo General: Coordinar y supervisar las operaciones de inventarios, logística y distribución, asegurando el cumplimiento de estándares de calidad, eficiencia en los procesos, optimización de recursos, a través de la planificación, control y liderazgo efectivo del equipo y las actividades asignadas.

Responsabilidades

Gestión de Bodega

Objetivo: Asegurar el almacenamiento, organización y control adecuado de los inventarios, cumpliendo con los estándares de calidad y eficiencia operativa de acuerdo a las políticas internas de la compañía.

Supervisión del almacenamiento y organización:

• Garantizar la correcta disposición de los productos:
• Verificar que los productos estén almacenados de acuerdo con los estándares de seguridad y calidad establecidos.
• Asegurar que las áreas de almacenamiento estén libres de obstrucciones y organizadas de manera eficiente para facilitar el acceso y la identificación rápida de la mercadería.
• Implementar y supervisar el cumplimiento del método FIFO (First In, First Out):
• Monitorear la rotación de los productos para minimizar riesgos de vencimiento o deterioro.
• Asesorar y dirigir al personal en el manejo adecuado de los inventarios bajo el método FIFO.
• Mejorar el uso de espacios de almacenamiento:
• Revisar periódicamente la distribución de los productos para maximizar el uso del espacio disponible.
• Identificar y corregir ineficiencias en la ubicación y clasificación de la mercadería.
• Supervisar el etiquetado y codificación de los productos:
• Verificar que todos los productos estén etiquetados correctamente con información precisa, descripciones y fechas.
• Asegurar la actualización de etiquetas en caso de cambios de referencia, talla u otras modificaciones.
• Asegurar el mantenimiento de las condiciones óptimas en la bodega:
• Inspeccionar regularmente las condiciones de limpieza, iluminación y ventilación de las áreas de almacenamiento.
• Coordinar reparaciones o ajustes necesarios para mantener un ambiente adecuado para la conservación de los productos.
• Coordinar la recepción y organización de nueva mercadería:
• Supervisar que los productos recibidos sean revisados y almacenados en sus ubicaciones correspondientes de manera ágil y ordenada.
• Validar que la mercadería coincida con la documentación (facturas, guías de despacho, etc.) al momento de su ingreso.
• Monitorear la integridad y seguridad de los productos:
• Detectar posibles daños, robos o pérdidas, notificar a sus jefes inmediatos para la aplicación de medidas correctivas.
• Implementar controles regulares para garantizar la protección de los productos almacenados.
• Reportar incidencias y realizar ajustes:
• Identificar discrepancias entre el inventario físico y el sistema, generando reportes y proponiendo soluciones inmediatas.
• Informar sobre cualquier anomalía detectada en la bodega a sus jefes inmediatos para una pronta solución.

Control de inventarios

1.9 Planificación y ejecución de inventarios cíclicos:

• Organizar conteos parciales de inventario, estableciendo un cronograma de conteo para garantizar la veracidad de los registros, cubriendo de 4 a 6 marcas por mes.
• Supervisar al equipo durante los conteos, garantizando la correcta ejecución del proceso.

1.10 Conciliación de registros físicos y digitales:

• Comparar los inventarios físicos con los registros del sistema para identificar discrepancias, de existir se debe notificar a sus jefes inmediatos para ejecutar los correctivos.
• Investigar las causas de existir discrepancias en los inventarios (errores en ingresos, extravíos, robos, etc.), documentar los hallazgos y notificar.
• Realizar ajustes en el sistema de inventarios según lo autorizado por su jefe inmediato.

1.11 Monitoreo de niveles de stock:

• Verificar regularmente que los niveles de inventario estén dentro de los parámetros establecidos para evitar faltantes o excedentes.
• Coordinar con el área de abastecimiento la reposición de productos que alcancen niveles críticos.
• Implementar alertas o reportes automáticos con el área de abastecimiento para identificar productos de alta rotación o bajo inventario.

1.12 Registro y actualización de movimientos de inventario:

• Registrar en el sistema ingresos por compras, transferencias entre bodegas, devoluciones y cambios de talla.
• Asegurar que todos los movimientos estén respaldados con documentación física o digital, como guías de despacho o notas de crédito.

1.13 Supervisión de inventarios en tránsito:

• Monitorear las transferencias internas o en ruta hacia y desde la sucursal y matriz.
• Verificar que los tiempos de tránsito cumplan con los plazos establecidos para evitar interrupciones en la operación.

1.14 Gestión de Kardex y rotación de productos:

• Mantener actualizados los Kardex de los productos, reflejando con precisión las entradas, salidas y existencias.
• Asegurar que los productos sigan el método FIFO, priorizando la salida de los artículos más antiguos.

1.15 Coordinación con otros departamentos:

• Trabajar en conjunto con el equipo de ventas (especialista de gestión comercial) para prever aumentos en la demanda que impacten los niveles de inventario.
• Colaborar con el área de atención al cliente (SAC) para gestionar devoluciones y cambios en tiempo y forma.

1.16 Análisis y generación de reportes:

• Preparar informes periódicos sobre rotación de inventarios, productos más vendidos y stock obsoleto .
• Proporcionar a la administración información clara y actualizada para la toma de decisiones estratégicas.

1.17 Implementación de medidas correctivas:

• Proponer y aplicar acciones para reducir errores en registros o estancamiento de productos.
• Mejorar los procedimientos de control de inventarios para garantizar mayor precisión y eficiencia en los procesos.

Registro y seguimiento

1.18 Registro de ingresos y salidas de mercadería:

• Registrar transferencias internas entre bodegas, verificando que el inventario sea actualizado en ambas ubicaciones.
• Documentar cambios en tallas o características de los productos, asegurando la consistencia en el sistema.
• Procesar notas de crédito por devoluciones de mercadería, asegurando que queden reflejadas en el inventario disponible.

1.19 Supervisión de actualizaciones en tiempo real:

• Monitorear que los movimientos de inventario registrados por los auxiliares de bodega se actualicen en el sistema de manera inmediata y sin errores.
• Controlar, detectar y corregir inconsistencias en los datos ingresados.

1.20 Gestión de transferencias internas:

• Coordinar entre bodegas para asegurar que las fechas de envío y recepción se registren correctamente.
• Verificar que los productos transferidos coincidan con lo ingresado en el sistema y que las cantidades sean precisas.

1.21 Seguimiento de documentos asociados:

• Asociar guías de despacho, órdenes de transferencia y otros documentos a los movimientos registrados en el sistema.
• Digitalizar y archivar documentación física, asegurando su disponibilidad para auditorías o consultas.

1.22 Control y monitoreo del Kardex de productos:

• Verificar que las entradas y salidas registradas se reflejen correctamente en el Kardex del sistema.
• Revisar de forma periódica los saldos de inventario en el Kardex, asegurando su consistencia con los inventarios físicos.

1.23 Seguimiento de incidencias en el sistema:

• Reportar problemas técnicos o errores en los sistemas de inventarios al área de TI.
• Proponer mejoras en los módulos de inventario y logística para optimizar su funcionalidad.

1.24 Validación de cierres de inventario en el sistema:

• Asegurarse de que todos los movimientos del período estén registrados y validados antes de generar cierres definitivos.

Liderazgo y coordinación de personal

1.25 Asignación de tareas y responsabilidades:

• Distribuir las actividades diarias del equipo, como la recepción de mercadería, conteos de inventarios, preparación de despachos y carga de rutas.
• Asegurar que cada colaborador entienda sus responsabilidades y los plazos de ejecución.
• Trabajar en conjunto con SAC, conductores y otros departamentos para garantizar el flujo correcto de información y la continuidad operativa.

1.26 Resolución de conflictos y motivación del equipo:

• Actuar como mediador en caso de discrepancias entre los colaboradores, buscando soluciones justas y eficaces.
• Fomentar la comunicación abierta y efectiva dentro del equipo.

Coordinación de Rutas y optimización de logística

Objetivo: Garantizar la planificación eficiente y el cumplimiento de las políticas de entrega de productos a los clientes en los tiempos establecidos.

Planificación y optimización de rutas

2.1 Asignación de rutas de entrega:

• Priorizar entregas según criterios de urgencia, volumen o tipo de cliente.
• Establecer rutas alternativas para casos de contingencia, como cierres de vías o tráfico pesado.
• Asignar a los conductores rutas específicas basadas en su conocimiento de las áreas y su disponibilidad.
• Distribuir las cargas de trabajo de manera equitativa para maximizar la eficiencia del equipo de transporte.
• Realizar un seguimiento del progreso de las rutas mediante herramientas de geolocalización o comunicación directa con los conductores.

2.2 Coordinación con el equipo de bodega:

• Planificar los tiempos de carga y descarga en la bodega para asegurar que estén alineados con los horarios de salida de las rutas.

2.3 Cumplimiento de plazos de entrega:

• Supervisar que las entregas se realicen dentro del tiempo establecido, (48 horas posteriores al pedido).

2.4 Gestión de recursos:

• Planificar el uso eficiente de la flota vehicular, asegurando que los vehículos adecuados sean asignados según el volumen y tipo de carga.
• Coordinar mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos para garantizar la continuidad operativa.
• Identificar oportunidades para consolidar entregas y reducir viajes innecesarios.

2.5 Generación de reportes operativos:

• Recibir reportes de los conductores sobre entregas exitosas o incidencias en el proceso.
• Elaborar reportes detallados sobre el desempeño de las rutas, tiempos de entrega y costos asociados.
• Proveer información a la gerencia para la toma de decisiones estratégicas en la logística de transporte.

Coordinación Interdepartamental y Tareas Adicionales

Objetivo: Asegurar la comunicación efectiva y la alineación entre áreas relacionadas, cumpliendo con las tareas asignadas por la jefatura inmediata.

Actualización de bases de datos

3.1 Colaboración activa con SAC:

• Verificar la coherencia entre la información proporcionada por SAC y los datos existentes en el sistema.
• Proponer mejoras en el sistema para automatizar la actualización de datos, minimizando errores.

3.2 Atención a solicitudes específicas:

• Gestionar actividades operativas no recurrentes solicitadas por la jefatura inmediata.
• Apoyar en tareas administrativas, como la consolidación de documentos o la organización de información relevante para el área logística.

3.3 Apoyo a otras áreas relacionadas:

• Brindar soporte puntual al área comercial, administrativa o transporte en actividades que impacten directamente en la operación logística.
• Asegurar que las actividades realizadas sean congruentes con los objetivos del área y las necesidades de la compañía.

3.4 Reporte de avances y resultados:

• Informar regularmente a la jefatura sobre el estado de las tareas asignadas, resaltando los logros alcanzados y las dificultades encontradas.
• Proveer datos y análisis relevantes para la toma de decisiones.